La note de frais est un document rempli par l’employé. Elle énumère les dépenses réalisées sur fonds propres dans le cadre de l’exécution de ses missions. L’activité autour de la gestion des notes de frais s’avère être très pénible. En tant que chef d’entreprise, voici quelques pratiques bénéfiques qui vous guideront dans la gestion de ce document !
Instaurer une politique de dépenses transparentes
Pour mieux gérer les notes de frais d’entreprise, vous devez procéder à une étude des dépenses actuelles. C’est-à-dire que vous devez établir un audit des dépenses afin de déceler certaines confusions. Cet audit vous permettra :
- de choisir le bon mode de remboursement ;
- de dresser une limite à ne pas franchir en tenant compte des différentes charges ;
- d’arrêter une date précise à laquelle les intéressés devront fournir des documents justifiant les frais ;
- de retrouver une liste de renseignements à intégrer sur la note de frais et à dénicher sur Expensya.
Pour le premier cas, deux options s’offrent à vous. Soit, vous instaurez le remboursement des frais tels qu’engagés par les employés : ce qui veut dire que le collaborateur présente les justificatifs des dépenses avant d’entrer en possession de son dû. Soit, en tant qu’employeur, vous allouez une somme à l’employé, qu’il devra gérer de façon responsable.
Utiliser un outil digital
L’outil de gestion digital aide au suivi des dépenses et à la collecte des informations sur les notes de frais dans une entreprise. Il est très efficace dans le traitement des données.
En plus, l’archivage numérique des documents se révèle moins coûteux que celui en version papier. Bien plus, les dossiers conservés numériquement durent longtemps. Grâce à cet outil, il est même possible de détecter plus aisément les failles dans les comptes. L’accès aux documents de justification des dépenses est assuré. En installant ce logiciel, vous économisez non seulement en temps, mais également en l’argent. Il vous met à l’abri des fraudes et des erreurs.
Choisir au plus deux responsables pour la validation
L’outil cité plus haut permet au personnel d’une entreprise d’enregistrer ses données directement. Cette méthode allège le travail des différents superviseurs. Afin d’optimiser la validation de ces notes, il est conseillé de désigner deux personnes.
Vous devez dès lors choisir un responsable hiérarchique dont la charge sera de garantir la conformité de la dépense par rapport aux tâches. Pour établir les comptes et contrôler la gestion des dépenses, vous pouvez en sélectionner une autre au sein du service comptable. Elle va veiller à ce que le remboursement se fasse correctement. Elle pourra également s’assurer de l’existence de tous les justificatifs.
Procéder aux contrôles réguliers des notes de frais
Le contrôle des notes de frais demande beaucoup de rigueur. Certaines notes peuvent contenir d’éventuelles incohérences. Vous devez donc avoir un œil très attentif pour pouvoir les identifier. Il est recommandé d’éviter d’accumuler le travail. Les statistiques montrent que sur 10 notes de frais, au moins quatre ne sont pas vérifiées en profondeur.
Pensez aussi à mettre un point d’honneur sur les compétences des personnes nouvellement recrutées, car elles ne connaissent pas encore les modalités. Analysez et comparez toutes les données.
Opter pour la dématérialisation des notes de frais
La dématérialisation a pour but de faciliter non seulement la circulation des informations sur les notes de frais, mais aussi leur traitement. Comment cela fonctionne-t-il ?
L’employé peut scanner les documents qui justifient ses dépenses et vous les envoyer. À votre tour, vous les intégrerez dans le logiciel de gestion des dépenses. Le document sera enregistré, conservé et consultable à tout moment.