La gestion d’une chambre d’hôtes peut être complexe. Avec tous les éléments à gérer et la nécessité de rester disponible pour sa clientèle, vous pouvez vite être submergé. Or, c’est loin d’être un point positif pour la réussite de votre activité. Pour avoir une gestion plus performante, vous devez essayer d’améliorer au mieux votre mode de travail. Heureusement, il existe des solutions qui vous permettront de mieux gérer votre chambre d’hôtes.
Tenez un inventaire détaillé de toutes les fournitures pour votre chambre d’hôtes
Beaucoup de propriétaires font l’erreur de négliger l’étape de l’inventaire. Or, il est crucial de réaliser cette tâche fastidieuse régulièrement. Bien entendu, il ne faut négliger aucun élément. Une fois par an, faites un inventaire détaillé ou complet de toutes les chambres. Vous devez passer au peigne fin toutes les fournitures et les accessoires présents dans chaque chambre, y compris les draps, les serviettes, les savons, les shampooings, etc. Il est aussi conseillé de faire des photos de l’intérieur des chambres pendant l’inventaire.
Vous pouvez vous appuyer sur un logiciel de gestion hôtelière pour optimiser l’inventaire. Conçu justement pour cette tâche précise, il va vous permettre d’enregistrer les informations de manière efficace, de vérifier qu’aucun détail n’est oublié et de les avoir à disposition pour toute utilisation ultérieure.
Pour rappel, l’inventaire détaillé et les photos vont vous servir de différentes manières. D’abord, ce sont des preuves très utiles en cas de problème (incendie, vol…). Par ailleurs, vous allez avoir un support clair et précis pour bien gérer votre stock et faire les calculs pour vos prochains achats. Vous allez savoir exactement ce qu’il vous faut pour éviter les dépenses superflues.
Mettez en place un système de suivi
Actuellement, des outils de suivi sont proposés en ligne. Ils ont été développés spécifiquement pour les maisons d’hôtes, d’où leur grande efficacité. Comme l’explique le site gite-et-bien.fr, la gestion des arrivées, des réservations et des départs est l’une des tâches les plus complexes et chronophages pour les gestionnaires de maison d’hôtes. Grâce à un logiciel dédié, tous ces éléments et bien plus encore seront gérés de manière optimale, en toute simplicité. Vous allez être plus efficaces et plus rapides, tout en évitant les erreurs qui peuvent avoir un impact sur votre activité.
Par exemple, vous pouvez dresser en quelques clics un planning de vos réservations pour avoir une vision centralisée de toutes les informations. Toutes les réservations vont y figurer, celles réalisées par téléphone comme celles faites à travers les sites de réservation. Vous pouvez aussi voir les chambres disponibles d’un coup d’œil.
Un logiciel de gestion va plus loin encore dans la gestion de la réservation. Il peut vous suggérer différents outils pour l’envoi automatique des contrats de location, l’envoi automatique d’emails aux clients, l’envoi des relances en cas de retard de paiement… Vous allez gérer de manière optimale les paiements (acomptes, reste à payer…) pour vous assurer que la santé financière de votre chambre d’hôtes soit toujours optimale.
Vous allez aussi pouvoir établir vos contrats et factures en quelques clics. Si vous n’êtes pas à l’aise avec les chiffres, optez pour un logiciel qui calcule automatiquement le taux de TVA pour vous faciliter la tâche et éviter les erreurs.
Créez une stratégie de prix pour votre chambre d’hôtes
Pour attirer les clients tout en vous assurant d’avoir assez de marge pour faire tourner votre maison d’hôtes, il est indispensable de créer une stratégie de prix. Vous devez fixer un tarif qui correspond à votre emplacement, la saison et le type d’hébergement proposé.
La chose la plus importante, c’est de faire des prévisions afin de fixer les prix selon la demande. En général, le tarif de la chambre d’hôtes sera naturellement plus élevé en période de forte demande, ce qui vous permettra d’avoir des revenus maximisés. Par contre, vous devez proposer des prix intéressants et attractifs en basse saison.
Pour établir une bonne stratégie de prévision, vous devez effectuer une tenue d’enregistrements bien précise. Pensez à bien conserver les différentes données que vous pouvez exploiter pour établir une stratégie de prix précise et adaptée à votre situation.
Vous pouvez utiliser les données à votre disposition comme les revenus, les dépenses, les tarifs pratiqués à différentes périodes de l’année, l’affluence de clients, les tendances du marché. Les prix des différents accessoires nécessaires à votre activité à différentes périodes de l’année peuvent aussi vous être utiles.
Établissez un règlement intérieur et affichez-le bien en vue
Le règlement intérieur est aussi un élément crucial pour assurer la bonne marche de votre activité. Au-delà d’une simple liste de choses interdites dans votre établissement, il doit permettre de véhiculer une bonne image de votre établissement. En l’affichant bien en vue, vous allez communiquer de manière optimale aux clients les règles à respecter dans votre établissement. Vous allez aussi donner un aperçu de l’accueil que vous réservez aux clients. Le règlement intérieur est un outil qui leur permet d’évaluer si votre maison d’hôtes répond à leurs attentes.
Affiché sur votre site web, il va avoir un impact sur la décision du client. En effet, s’il n’est pas bien formulé, il peut faire fuir les prospects. Pour inciter les clients potentiels à réserver, pensez à utiliser un langage clair et convivial, sans être trop familier. Utilisez des mots simples et évitez les termes trop complexes (termes juridiques…) qui paraissent trop rigoureux. Vous pouvez aussi adopter une approche détendue, voire humoristique, pour aller à l’essentiel sans être trop froid ou impératif.
Commercialisez votre chambre d’hôtes en ligne
Pour avoir du succès, ne vous contentez pas du bouche-à-oreille et d’attendre simplement que les clients viennent à vous. Pensez à exploiter les différents canaux de communication qui s’offrent à vous. Vous pouvez aussi passer par les organisations touristiques locales pour promouvoir votre établissement. Faites en sorte d’avoir une visibilité optimale sur leurs sites pour vous faire connaitre et mettre en avant votre offre.
Vous devez aussi investir dans le référencement naturel pour avoir une visibilité optimale en ligne. Avec une application dédiée, gérez votre présence sur les différents réseaux sociaux. Soignez votre e-réputation et accordez une importance particulière aux avis des clients en ligne.