MyPeopleDoc : tout savoir sur cette entreprise leader des solutions RH Cloud

Des soucis de gestion de vos ressources humaines ? Essayez MypeopleDoc ! Ce système de gestion repose sur le cloud et permet de gérer efficacement et facilement ses employés, en toute flexibilité. Ce logiciel s’adapte à toute sorte d’entreprises, telles que les TPE, les PMI ou encore les PME. Dans cette revue, nous allons vous expliquer ce qu’est le système MypeopleDoc et vous parler des avantages de l’utiliser.

Qu’est-ce que My peopleDoc ?

MyPeopleDoc s’est donné pour rôle de supprimer le maximum de contraintes au profit de chaque gestionnaire de RH. Nous revenons ci-dessous sur son histoire et ce qu’il propose à ses clients.

– L’histoire de Mypeople Doc

C’est en 2007 et au sein du prestigieux campus de l’école de commerce HEC (Hautes études de commerce) dans la capitale française que commence l’histoire de My peopleDoc. L’idée initiale des concepteurs était de proposer une plateforme de gestion numérique unifiée de fichiers ou documents. Deux ans plus tard et suite à une grande demande émergeant du domaine des ressources humaines, ils arrivent à développer une technologie Cloud dans le but de fournir un assistant numérique pour la réalisation des tâches RH. Ici, l’objectif était de fournir :

• Un gain en temps et en efficacité ;
• Une réduction de coûts ;
• Une automatisation des processus ;
• Une proposition avec un service plus performant pour les employés.

L’année 2012 marque la levée de 1,5 millions d’euros en Seed auprès de Kernel Capital et Alven Capital Partners par My peopleDoc. Et c’est encore deux ans plus tard que la société décide de s’étendre à l’international et de proposer son système à tout le globe. Dès lors, elle a comme principal investisseur Accel Partners et lève 17,5 millions de dollars en Série B.

L’entreprise, devenue grande, finance en août 2015 une étude qui a pour but de s’interroger sur l’impact qu’exerce la technologie sur les ressources humaines. Celle-ci n’est autre que l’étude « Employee File Management Survey ».

– Le principe de MypeopleDoc

Mypeople Doc est un système de service cloud qui propose de nombreux outils ayant pour but de simplifier le travail des ressources humaines (SIRH). Celui-ci a pour mission de centraliser tous les documents et ainsi faciliter le travail de la DRH. Mypeople Doc a mis en pratique la digitalisation des tâches administratives de la direction des ressources humaines.

Plutôt que d’avoir des placards remplis de fiches d’employés, vous n’aurez plus que des dossiers en ligne, ce qui facilite le tri et améliore la gestion des employés. C’est le principe de tout logiciel SIRH comme My PeopleDoc.

Mypeople Doc a été lancé pour la première fois en 2009, puis a été racheté par Ultimate Software pour devenir aujourd’hui l’une des meilleures solutions de gestion RH actuellement sur le plan mondial. Cette plateforme est utilisée par les plus grandes entreprises du monde et regroupe un large nombre d’employés.

Les solutions RH proposées par MypeopleDoc

Mypeople Doc est une plateforme qui propose plusieurs outils différents, permettant aux responsables des ressources humaines de faciliter la gestion des salariés. De plus, ce système est écologique puisqu’il minimise au maximum l’utilisation du papier par les entreprises grâce à un coffre numérique. Parmi ces outils, on peut noter :

https://youtu.be/rDkz36HuQZU

– Case management et Knowledge Portal

Cet outil permet aux employés d’envoyer leur requête aux employeurs, qui pourront y répondre facilement. Celui-ci peut par exemple être utilisé pour une demande de promotion, une demande de congé ou encore pour transmettre des rapports.

Il va sans dire qu’avant l’avènement de la numérisation, ce type de demandes pouvait séjourner plusieurs jours sur le bureau du manager. Grâce au dispositif proposé par Mypeople Doc, il suffit à ce dernier d’accorder ou de réfuter les demandes qu’il reçoit instantanément en quelques clics seulement.

– HR Process automation

Cet outil propose l’analyse des employés ainsi que le suivi des promotions et des mutations. Il permet de connaître le poste occupé par chaque employé ainsi que son évolution depuis sa date de recrutement. D’une part, il permet d’évaluer le rendu et la motivation de l’employé pour définir son rôle au sein de l’entreprise à l’avenir. D’autre part, cela facilite le calcul des primes et l’établissement de différents documents au besoin des employés (attestation de travail, fiches de paie, etc.). Le SIRH est au quotidien un outil incontournable.

– Employee File Management

Celui-ci s’occupe de la gestion des archives, ce qui inclut les fiches et dossiers des employés et des collaborateurs. L’Employee File Management permet également de sauvegarder les bulletins de salaire électronique et de garder toutes les informations confidentielles grâce à son haut niveau de sécurité.

Autrefois, les archives étaient un vrai casse-tête pour les entreprises, et ce, non seulement pour les traiter et les classer, mais aussi pour retrouver des fichiers datant de plusieurs années auparavant. Cela entraînait également des frais pour l’espace et pour le salaire d’un ou plusieurs employés. Le système que propose Mypeople Doc permet ainsi de supprimer toutes ces contraintes et de numériser les archives pour les retrouver en quelques clics seulement dans son coffre numérique.

– Advenced analystics

Cet outil permet d’analyser la productivité des employés afin de vérifier si les objectifs ont été atteints. Il permet d’améliorer la qualité de services de l’entreprise et ainsi d’avoir de meilleures relations avec les collaborateurs et les clients. Pour une entreprise qui embauche un grand nombre de salariés, il est impossible de surveiller, d’évaluer et de connaître le travail et le rendu de chacun. De ce fait, les sociétés font appel à des équipes RH plus grandes, mais cela risque de causer le même problème à long terme.

La solution que propose Mypeople Doc est une sorte de raccourci qui permet au gérant de connaître la productivité de chaque employé quelle que soit sa place au niveau de la hiérarchie. De plus, il permet d’augmenter la qualité du service proposé par l’entreprise en détectant les failles de son fonctionnement.

Pourquoi utiliser Mypeople Doc ? Les avantages

Mypeople Doc a été adopté par de nombreuses entreprises à travers le monde, notamment des sociétés de renom très cotées. Voici à présent et sans plus tarder les principaux avantages de Mypeople Doc, à savoir :

• Intégrer une nouvelle technologie pour faciliter la gestion de votre entreprise ;
• Rester informé de l’actualité économique grâce à la rubrique actu de Mypeople Doc ;
• Mieux gérer son investissement et ses ressources humaines ;
• Augmenter la qualité de ses services ;
• Améliorer les conditions de ses employés et, par conséquent, leur productivité ;
• Se débarrasser des tonnes de papiers qui s’entassent sur les étagères.

Et, cerise sur le gâteau, le système Mypeople Doc est écologique puisqu’il limite l’utilisation du papier par les entreprises et donc les déchets.

– Automatisation des processus RH

Tout responsable RH sait pertinemment que le temps est un élément crucial dans les tâches de ce service. En même temps, il s’agit d’un domaine où les tâches sont répétitives presque quotidiennement. C’est pourquoi, une automatisation des processus RH grâce au ne peut être qu’un avantage pour toute entreprise.

Grâce à l’automatisation des processus RH, les opérations faites par la DRH deviendront plus rapides à réaliser. Cet outil permet de créer des formulaires ainsi que toute sorte de documents, tels que le règlement intérieur de l’entreprise.

Ces derniers peuvent ensuite être partagés très facilement et rapidement soit à l’ensemble des salariés de l’entreprise soit à une partie précise d’entre eux (cela peut par exemple ne concerner que les stagiaires, que les chefs de services ou encore que le département marketing et communication).

– Analyse avancée des processus

Comme dit plus haut, le suivi des employés d’une grande entreprise peut être compliqué du fait de leur grand nombre. Grâce à cet outil d’analyse, vous allez pouvoir suivre de près les performances de vos employés et de votre entreprise de manière globale, ainsi que d’évaluer la qualité de vos services.

Ce système d’analyse peut notamment servir lorsqu’un poste de responsabilité est à pourvoir et que la société souhaite effectuer un recrutement interne. Elle aura donc l’occasion de voir les capacités, le sérieux et la motivation dont a fait preuve chaque employé depuis son recrutement afin de déterminer s’il mérite une promotion.

– Des services de ressources humaines partagés

Effectuer une enquête interne pour connaître les avis des employés n’a jamais été aussi facile. Le service RH n’aura nullement besoin de parcourir les bureaux pour distribuer les questionnaires ni d’envoyer des dizaines de mails qu’il faudra sans cesse relancer pour avoir des réponses. Cet outil permet de répondre plus rapidement aux requêtes des salariés et pouvoir ainsi mieux gérer la situation.

Grâce au processus RH automatisé, les responsables RH pourront accéder plus facilement aux informations des employés. L’outil permet aussi d’analyser les enquêtes et requêtes et de les classer automatiquement pour gagner encore plus de temps.

– Une meilleure gestion des documents

En plus d’assister le service RH dans toutes ses tâches, le système garantit la sécurité des données qu’il stocke. Les documents relatifs aux employés sont gardés en sécurité dans un coffre-fort numérique, tels que le dossier de l’employé, ses fiches de paie, etc.

Comment fonctionne Mypeople Doc ?

Avant toute chose, vous devez bien comprendre le fonctionnement de Mypeople Doc. Cette plateforme a pour principale mission de stocker et de partager des documents relatifs aux ressources humaines d’une entreprise.

Celle-ci permet en gros de numériser le travail de la DRH et par la même occasion de le rendre plus facile. Grâce à ce système d’information, les responsables RH pourront profiter de plus de flexibilité et accélérer toutes les tâches administratives en rapport avec la gestion des ressources humaines.

Exemple du service coffre-fort de My peopledoc :

Pour utiliser MypeopleDoc, chaque salarié de l’entreprise doit s’inscrire sur la plateforme. Pour cela, il suffit de se connecter sur mypeopledoc.com, d’accéder à l’onglet de création de compte et de remplir un formulaire numérique avec ses informations personnelles. Il est alors à noter qu’il faudra disposer d’une adresse mail valide.

Par la suite, il faudra que le compte soit activé. Cela ne pourra se faire qu’après avoir envoyé une demande d’invitation. Une fois chose faite, un mail de confirmation sera envoyé au salarié sur l’adresse mail qu’il aura renseignée. Ce mail contiendra un lien d’activation qu’il faudra cliquer dessus afin de confirmer l’inscription.

Dans le cas où après un moment, vous oubliez le mot de passede votre compte, il suffira de le notifier sur la page « se connecter » en appuyant sur « mot de passe oublié ». Dès lors, le système vous enverra un message vous expliquant les étapes à suivre pour la récupération d’un mot de passe oublié.

Par conséquent, il est très important de conserver l’accès à votre adresse mail, car c’est par son biais que vous pourrez récupérer votre compte si, éventuellement, vous le perdiez.

Intégrations & API 

MyPeopleDoc propose des APIs afin de pouvoir s’intégrer à d’autres logiciels informatiques.  

Par API, on entend « Application Programming Interface). Il s’agit d’un ensemble de protocoles informatiques tels que REST, JSON, XML ou HTTP, qui permettent d’établir une communication entre différents logiciels et applications. 

Ces API permettent de bénéficier d’un ensemble d’avantages :  

• Ils proposent une interface standardisée qui facilite l’intégration de fonctionnalités dans un logiciel existant. 
• Ils permettent aux développeurs de gagner du temps et des ressources en réutilisant des fonctionnalités plus que de les créer. 
• Les APIs permettent de gagner en agilité dans le cadre du développement d’applications. 
• L’utilisation d’APIs permettent d’augmenter la scalabilité. En d’autres mots, cela permet d’augmenter le volume du trafic de données. 
• Ils permettent aux développeurs de faire preuve d’innovation et créativité en combinant plusieurs APIs au sein d’une même application. 

Le logiciel MyPeopleDoc permet ainsi de profiter des avantages qu’apportent les APIs pour améliorer la communication et l’échange de données en différents applications, dans un objectif de gain de productivité. 

Compatibilité & Configuration 

MyPeopleDoc est un logiciel en mode SaaS (Software as a Service). C’est-à-dire qu’il est hébergé sur un cloud et disponible aux utilisateurs disposant d’une connexion internet. Ainsi, le logiciel n’est pas installé localement et bénéficie de la maintenance et mises à jour de la part de ses créateurs, sur ses propres serveurs. L’utilisateur y accède via un abonnement. 

En tant que logiciel en mode SaaS, MyPeopleDoc permet donc de bénéficier de nombreux avantages :  

• Il est accessible depuis n’importa quel appareil connecté à internet, où que ce soit. 
• L’ensemble de la maintenance, des mises à jour et des patchs sont gérées par le fournisseur. Ce qui évite des installations complexes à réaliser soi-même. 
• Le principe des logiciels en mode SaaS est de proposer un abonnement. Cela permet de réduire fortement les coûts initiaux en achetant des licences logicielles. 
• Il est évolutif. En d’autres mots, il peut s’adapter aux besoins de l’entreprises que ce soit en termes de plans d’abonnement, de volume de données ou de fonctionnalités supplémentaires. 
• Les mesures de sécurités mises en place sont avancées. Elles permettent de sauvegarder ses données dans un cloud, évitant tout risque de perte ou de dégradation. 
• Les logiciels SAAS favorisent la collaboration entre les utilisateurs qui peuvent accéder au même logiciel de manière simultanée. 
• Ce mode permet de bénéficier du soutien d’un service d’assistance qui permet de résoudre plus rapidement les problèmes techniques possibles. 

Autres caractéristiques 

La conception du logiciel MyPeopleDoc permet de s’adapter aux besoins spécifiques de différents types d’entreprises : micro-entreprises (TPE), petites et moyennes entreprise (PME), entreprises de taille intermédiaire (ETI) et grandes entreprises de plus de 5000 personnes. 

L’application peut interagir avec différents types de logiciels utilisés par les entreprises :  

• Logiciels de gestion de la relation client (CRM)  
• Logiciels de gestion des ressources humaines (HRM)  
• Logiciels de gestion des stocks et des achats 
• Logiciels de marketing et de gestion des campagnes  
• Logiciels de business intelligence et d’analyse de données   
• Logiciels de gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM)  
• Logiciels de gestion de la production  
• Logiciels de comptabilité et de finances  
• Logiciels de gestion de projet  
• Logiciels de gestion des projets informatiques  

Enfin, le logiciel MyPeopleDoc peut être utilisé dans un ensemble de secteurs d’activité :  

• Commerce de produits de grandes consommations 
• E-commerce 
• Immobilier 
• Travaux du bâtiment 
• Travaux d’aménagement extérieur et intérieur 
• Energie, eau, assainissement 
• Transport public de voyageurs 
• Transport de marchandises 
• Finance, banque, assurance, mutuelle 
• Communication, téléphonie, services postaux 
• Hôtellerie, restauration 
• Tourisme, voyage 
• Culture, loisirs, sport 
• Bricolage, jardinage, animaux, 
• Produits et service à la personne 
• Enseignement privé 
• Services juridiques 
• Services d’assistance et d’intermédiation

Les éléments à retenir sur MyPeopleDoc : 

Pour le bon fonctionnement de la DRH de votre entreprise, nous vous recommandons de songer à utiliser Mypeople Doc. Cet outil de gestion des ressources humaines simplifie grandement les différentes tâches administratives et fournit aux entreprises la possibilité de se libérer de certaines contraintes administratives pour se concentrer sur des choses plus importantes.