Définition et bénéfices de la GED (gestion électronique de documents)

Avec la montée de la numérisation, de nombreuses entreprises optent pour une dématérialisation complète de leur méthode de documentation. À cet effet, il est mis en place un système de gestion électronique des documents (GED). Cette nouvelle technique administrative présente de nombreux avantages pour la gestion des organisations. Souhaitez-vous tout savoir sur le GED et ses retombées bénéfiques pour une entreprise ? Voici quelques détails sur le sujet.

En quoi consiste une gestion électronique des documents ?

Encore appelée GED, la gestion électronique des documents est une technique d’informatisation de la tenue des dossiers d’une entreprise. Sa mise en place nécessite l’installation d’un logiciel de gestion électronique.

Il se présente sous la forme d’application pour téléphones intelligents. La GED a donc prioritairement pour mission de rendre virtuelle toute la documentation traditionnellement en papier dans les sociétés. Elle intègre des configurations permettant de diriger tout le processus donnant naissance à une documentation électronique. Elle implique donc la numérisation pour créer le contenu.

La GED consiste aussi à stocker, classifier et organiser toutes les informations électroniques de l’entreprise. Par ailleurs, la sécurisation des données digitales est également une question prise en compte par les solutions GED.

Les intérêts de la GED pour les entreprises

L’intérêt de la GED est réel si vous vous demandez comment le développement du télétravail a conduit les entreprises françaises à développer leurs systèmes de GED. Ce nouveau mode d’organisation du travail nécessite en effet l’accès à tous les documents d’une société en ligne. Les entreprises ont donc beaucoup à gagner avec la gestion électronique des documents.

Le perfectionnement du service à la clientèle

La solution GED rapproche davantage le client de l’administration de l’entreprise. Cette dernière accède à tous les renseignements le concernant et peut les consulter, quelle que soit sa position géographique.

De même, le client peut gérer la quasi-totalité de ses procédures administratives en ligne. De même, il peut télécharger et imprimer les pièces dont il a besoin. Une meilleure circulation de l’information naît avec une transparence de toutes les actions faites.

La réalisation d’économie

Une tenue classique de la documentation est onéreuse. En effet, elle nécessite une logistique importante. Il faut acheter de l’encre, du papier et trouver un espace physique pour le stockage des informations.

Avec la solution GED, les entreprises n’ont plus besoin d’affecter de crédits pour ces chapitres. Grâce à la réduction de temps qu’elle entraîne, ce système permet aussi aux entreprises de gagner en productivité.

L’amélioration de la communication en entreprise

La gestion électronique des documents simplifie la circulation de l’information entre les travailleurs de la société. L’ère de la diffusion de l’information par l’imprimé est ainsi dépassée.

Par quelques clics, le travailleur peut avoir toutes les informations le concernant. Il peut aussi accéder aux renseignements et autres actualités d’ordre général.

Les outils de gestion du GED existant

La solution GED est mise en place dans une entité par l’installation d’un dispositif numérique spécialisé. Il s’agit des logiciels ou outils de gestion électronique de l’information. Il en existe plusieurs sur le marché.

L’outil Alfresco

Alfresco offre des services d’accès aux informations de l’entreprise à distance aux travailleurs. Il est en utilisation gratuite depuis les appareils intelligents comme les tablettes iOS, les smartphones ou Android.

Les contenus sont stockés sur cette application via le compte Alfresco On-Premise ou Alfresco in the Cloud

Le logiciel Captiva

Le logiciel Captiva de l’éditeur EMC est formé de plusieurs systèmes de paramétrages automatisés. Ainsi, avec le Captiva InputAccel, vous pouvez faire une capture automatisée des pièces papier ou numériques.

Vous pouvez aussi faire une automatisation de la reconnaissance avec Captive Dispatcher. Par ailleurs, la numérisation de document en web est également possible avec Captiva eInput.

Le programme Documentum

Ce logiciel de gestion GED permet une administration professionnelle des données numériques de l’entreprise. Cet outil propose un arsenal bien fourni de services de gestions digitalisées des informations.

Il s’agit par exemple des systèmes de gestion des droits avancés et de la tenue-conservatoire des documents d’archives.