Que ce soit dans le secteur privé ou public, un chef d’entreprise a souvent besoin dans le cadre de sa fonction d’être secondé par une autre personne. Celle-ci a pour but de l’aider à gagner du temps et donc de se concentrer sur ses propres missions. Il s’agit d’un secrétaire de direction, encore appelé »assistant de direction ». Découvrez la fiche de ce métier : missions, qualités, études, salaire et évolution.
Quelles sont les missions d’un secrétaire de direction ?
Le secrétaire de direction est le collaborateur direct d’un chef service, d’un cadre supérieur ou du directeur d’entreprise. Il joue le rôle d’intermédiaire entre tous les acteurs de l’entreprise et son chef. Sa principale mission est d’assister le chef d’entreprise dans la gestion et l’organisation de sa direction. Il s’occupe donc de la gestion administrative interne, mais se charge également de la gestion de toutes les relations externes de l’entreprise.
Il s’occupe ainsi de l’agenda et de l’emploi du temps du directeur d’entreprise. Il prend aussi connaissance du courrier de ce dernier, prépare sa correspondance, organise des réunions et supervise ses déplacements professionnels. De même, il se charge de l’accueil des visiteurs de l’entreprise ainsi que de leur éventuelle orientation vers un supérieur hiérarchique.
Le secrétaire assure aussi la gestion des appels téléphoniques entre les personnes extérieures à l’entreprise et la hiérarchie. Il se charge également de la rédaction des lettres, mails et autres documents administratifs. Il fait le plus souvent le compte rendu ou le relevé de conclusions des réunions. L’établissement de tableaux de bord ainsi que le classement et l’archivage de dossiers font partie de son quotidien.
Il se charge également de la sélection des documents et informations qui proviennent des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur. Il s’occupe aussi souvent de la transmission des instructions de ses supérieurs aux services concernés. Il a aussi la charge de la préparation des dossiers et de la collecte des informations nécessaires à la prise de décision pour les transmettre aux destinataires.
Quelles sont les qualités professionnelles d’un secrétaire de direction ?
Cette fonction requiert de solides qualités relationnelles. Un assistant de direction doit être organisé, autonome, méthodique et très disponible. Il doit avoir une bonne présentation, un esprit d’initiative ainsi qu’une bonne expression orale et écrite.
Il doit savoir s’adapter à des interlocuteurs très différents, notamment les patrons, les personnels des services, les clients, l’administration et les représentants des personnels. Il doit alors avoir des capacités d’adaptation, d’observation et de discrétion. La maîtrise de deux langues étrangères s’avère souvent indispensable pour pourvoir ce poste.
Quelles études ou formations pour devenir secrétaire de direction ?
Plusieurs formations en initiale à ce métier existent pour faciliter une insertion professionnelle. Pour cela, il est recommandé d’avoir un BAC professionnel en assistance à la gestion des organisations et de leurs activités(AGOrA) ou un BAC technologique en sciences et technologies du management et de la gestion(STMG).
Après le BAC, vous pouvez préparer un BTS en Support à l’Action Managériale(SAM) ou un BTS en gestion de la PME. Il est aussi possible de préparer un DEUST en bureautique et communication multimédia, option assistant de direction à l’Université du littoral Côte d’opale.
Quel est le salaire d’un secrétaire de direction ?
Le salaire mensuel brut que gagne un secrétaire de direction varie selon son niveau de formation ainsi que la taille de l’entreprise et le secteur d’activité. La complexité du poste est aussi un facteur déterminant de son salaire.
Il faut cependant savoir que le salaire moyen d’un débutant est compris entre 1800 et 2300 euros. Plus sa carrière évolue, plus son salaire brut va augmenter. Ainsi, il pourra se spécialiser et trouver un emploi dans le domaine juridique, comptable, de gestion PME/PMI ou des ressources humaines.