Dans toute entreprise, le traitement des informations et leur stockage sont essentiels. Au quotidien, les responsables des différents services doivent gérer une quantité considérable de documents et les analyser. En plus d’exiger une grande concentration, cette tâche est chronophage et à faible valeur ajoutée. Elle impacte la productivité de l’entreprise sur le long terme. Pour ne pas enregistrer une baisse de la productivité suite au traitement des multiples documents de la société, la dématérialisation est une bonne solution. En quoi consiste-t-elle ? Quels sont ses avantages ? Cet article fournit des éléments de réponse.
Qu’est-ce que la dématérialisation et comment fonctionne-t-elle ?
La dématérialisation désigne le processus au cours duquel les documents papier de l’entreprise sont remplacés par des documents au format numérique. Ce terme sert aussi à désigner la mise en place d’un système d’information électronique de classement les documents au format numérique pour en faciliter l’accès.
Pour transformer des documents papier déjà existants en fichiers numériques, plusieurs solutions existent. En premier lieu, les responsables peuvent utiliser des logiciels gratuits ou un scanner. Cependant, cette tâche est risquée et peut s’avérer très fastidieuse.
L’entreprise peut aussi avoir recours au service de prestataires spécialisés dans la numérisation, l’indexation, le stockage et l’archivage de vos données. Si vous n’avez pas une grande quantité de documents à dématérialiser, c’est l’occasion d’élaborer un système d’information qui vous permettra de gérer automatiquement des fichiers numériques.
Par ailleurs, il est important de garder à l’esprit que tout document papier peut avoir une version électronique. Cependant, la dématérialisation est plus indiquée pour les actes administratifs qui génèrent un volume conséquent de stockage papier et dont la recherche induit une grande perte de temps.
Comment la dématérialisation peut-elle améliorer les résultats de votre entreprise ?
Pour profiter des avantages de la dématérialisation et améliorer les résultats de l’entreprise via ce processus, l’utilisation des outils adaptés est requise. Trois types de logiciels sont indispensables pour permettre à la société de booster sa productivité : le logiciel de devis/facturation, le logiciel de bulletin de paie et le logiciel de gestion de contrats.
Logiciel de facturation
Le logiciel de dématérialisation des factures que vous découvrirez en cliquant sur ce lien permet d’optimiser l’efficacité opérationnelle et la productivité de toute la société. Vous gagnez du temps dans le traitement des commandes des clients, ce qui améliore leur satisfaction et la relation que vous entretenez. De plus, cette solution favorise la réduction des coûts et des tâches fastidieuses et répétitives.
Logiciel de fiches de paie
L’automatisation de la saisie des bulletins de paie de vos employés permet de gagner en temps et en productivité. Vous économisez de l’argent, puisque les coûts d’achat du papier, d’impression, d’affranchissement ou de mise sous pli sont supprimés. Mieux encore, vos salariés disposeront d’un accès rapide à leurs fiches de paie.
Le logiciel de gestion de contrats
Cet outil vous propose plusieurs fonctions capitales qui vous permettent de mieux gérer la relation que vous avez avec vos clients et vos partenaires. Ce logiciel vous aide à extraire les données utiles et à exploiter les documents stratégiques.
L’organisation et la diffusion des documents ainsi que le transfert et le partage d’informations sont également facilités. Enfin, cet outil garantit la sécurité des documents confidentiels et offre une vision globale d’un projet à tous les collaborateurs.
Quels sont les avantages de la dématérialisation pour l’entreprise ?
Les avantages de la dématérialisation sont multiples pour les sociétés. Tout d’abord, elle permet d’avoir un gain de place conséquent, puisqu’il n’est plus nécessaire d’entreposer les documents papier dans des étagères ou des rayonnages. De surcroît, les risques de perte de données en cas de sinistre (incendie, inondation, etc.) sont supprimés ou considérablement réduits.
Pour finir, les informations numériques sont plus simples à trouver et à manipuler que celles se trouvant sur des supports papier.
Quels sont les défis associés à la mise en œuvre d’un système dématérialisé dans votre entreprise ?
Le premier défi relatif à la mise en œuvre d’un dispositif dématérialisé dans votre société est la conservation des données. En général, les informations dématérialisées sont conservées dans le cloud. De ce fait, le serveur doit être sécurisé pour réduire les risques de piratage. C’est pour cette raison que beaucoup d’entreprises qui décident de dématérialiser leurs documents décident de chiffrer les données grâce à des algorithmes.
Le second challenge à relever est la gestion optimisée des documents. Pour la gestion des fichiers numériques, plusieurs solutions existent et vont du simple coffre-fort numérique à la mise en place d’un logiciel GED.