Les opérations administratives font indubitablement partie intégrante de la gestion d’une entreprise, quelle qu’en soit la taille. Elles sont néanmoins toutes aussi rébarbatives et chronophages les unes que les autres, tout en étant à faible valeur ajoutée. C’est ce qui explique pourquoi les sociétés sont de plus en plus nombreuses à faire le choix d’externaliser toute ou une partie de leur gestion administrative. Elles peuvent alors libérer plus de temps pour des missions hautement stratégiques et maîtriser les coûts. Si vous aussi, vous désirez leur emboîter le pas, voici les différentes tâches que vous devez absolument déléguer.
La gestion des salariés
Une gestion efficace du personnel se révèle déterminante pour la croissance de toute entreprise. Les différentes tâches administratives qui y sont inhérentes s’avèrent fastidieuses, surtout si la société emploie de nombreuses personnes. Une telle gestion administrative commence dès l’intégration d’un nouveau travailleur dans la structure.
Elle inclut entre autres l’embauche, l’intégration, la rémunération, l’évaluation du personnel, la gestion prévisionnelle des compétences et des emplois, ou encore les entretiens annuels d’évaluation. Si sa nature diffère selon les secteurs d’activité ainsi que des besoins, son objectif consiste plus exactement à trouver le profil adéquat pour tel ou tel poste, le faire évoluer et le fidéliser.
La gestion administrative des RH correspondant à une multitude de métiers, il apparaît plus opportun d’envisager son externalisation. En laissant un prestataire spécialisé comme 3h18 s’en occuper, vous pouvez vous focaliser entièrement sur votre croissance tout en minimisant les risques d’erreurs. Vous profitez de surcroît d’un gain de temps, d’une économie budgétaire, de flexibilité et de performances indéniables.
Le traitement des devis, factures et relances
On parle en l’occurrence d’une véritable charge administrative que bon nombre d’entreprises ont du mal à supporter, mais qui revêt une importance capitale. C’est le cas de certaines PME et TPE. Dans le cas où vous en faites partie, vous pouvez vous simplifier la vie et vous décharger du poids mental que représente le processus de facturation en confiant ce dernier à une équipe d’experts.
Cette dernière fait en sorte que les retards ainsi que les défauts de paiement soient minimisés et que votre relation commerciale, de même que votre trésorerie, soient préservées. Elle vous évite en plus des erreurs de formalisme qui peuvent induire de lourdes conséquences et gérer toutes les situations pouvant être aussi complexes que chronophages. Son intervention vous apportera une réelle tranquillité d’esprit.
La gestion des mails
Il a été constaté que la gestion des mails occupe plus de 50 % des heures de travail quotidiennes des cadres d’entreprise. C’est tout à fait évident en sachant que les partenaires, les clients, les collaborateurs et les autres parties prenantes sont chaque jour nombreux à transmettre des mails à une entreprise. Il peut par exemple s’agir de mails de demande d’information, de réclamation, de mise à jour de partenariat, de remerciement… Les entrepreneurs sont donc amenés à les trier méticuleusement par ordre d’importance, en identifiant ceux qui sont les plus urgents, et à y répondre efficacement, etc.
Force est alors d’admettre que la gestion des courriels en entreprise est une opération qui doit absolument faire l’objet d’une délégation. Son externalisation vous permet non seulement de traiter l’ensemble des demandes, mais également d’apporter une véritable valeur ajoutée à votre entité ! Que le traitement de vos mails se fasse d’une manière permanente ou ponctuelle, le prestataire vous fait toujours profiter d’un accompagnement sur mesure.
La gestion des congés
La gestion des congés constitue sans doute un énorme casse-tête pour la plupart des responsables RH. Elle comprend notamment l’anticipation des demandes d’absences et de congés, l’élaboration des règles à respecter, l’analyse/la validation ou le refus des demandes et l’organisation des départs en congé. À tout cela s’ajoute la planification impartiale et objective, l’embauche temporaire (intérim, CDD…) si nécessaire, la mutation des travailleurs aux postes de ceux qui sont en congé… L’externalisation de ces opérations à faible valeur ajoutée va vous permettre de gagner en temps, en efficacité, mais aussi en autonomie et productivité. Vous pouvez en plus valoriser votre marque employeur, gagner en fiabilité, vous conformer à la législation en vigueur et optimiser le pilotage de vos équipes.
La digitalisation
La digitalisation consiste pour une entreprise à faire graviter l’ensemble de ses activités autour des technologies digitales pour ainsi devenir plus agile. Elle repose sur des piliers qui s’appliquent aussi bien au sein de l’organisation en interne que sur les relations commerciales. Néanmoins, le virage digital ne se négocie pas au hasard et s’avère même risqué lorsque l’on ne sait pas s’y prendre. C’est pourquoi il est dans votre intérêt de confier l’activation de votre digitalisation à une agence spécialisée. Elle se charge d’auditer en tout premier votre entreprise, vos processus et vos stratégies pour qu’elle puisse par la suite établir les avancées digitales à opérer. Le prestataire axera par la même occasion votre entité sur les canaux digitaux les plus pertinents en élaborant une stratégie numérique performante et efficiente.