Pourquoi utiliser un outil collaboratif ?

Les outils collaboratifs sont des solutions technologiques créées pour aider les entreprises dans le développement de leurs activités. Ils viennent remédier à la lenteur et la lourdeur qu’il est possible de noter dans les techniques de gestion traditionnelles. Quels en sont les avantages ?

Faciliter l’organisation des rencontres

Les réunions, séminaires et conférences sont des activités qu’organisent régulièrement les entreprises, quelle que soit leur nature. Avant la naissance de l’outil collaboratif, ces activités se tenaient en présentiel. Il fallait regrouper en un même lieu tous les collaborateurs concernés par la rencontre. Ceci engendrait des coûts énormes pour les entreprises et bousculait parfois les calendriers personnels des salariés.

Avec les outils collaboratifs, c’est le travail à distance qui est promu. Visioconférences, webinaires, réunions en ligne sont devenus monnaie courante. Ils peuvent se faire par le biais d’une application ou au travers de la création site internet spécifique. Les déplacements se trouvent ainsi réduits, l’entreprise réalise des économies et les collaborateurs sont plus libres en termes de mobilité.

Fluidifier l’organisation d’une entreprise

Avec l’utilisation d’un outil collaboratif, il est plus facile de hiérarchiser les tâches au sein de l’organisation. À partir d’un même tableau de bord, les employés peuvent être informés des projets en cours ainsi que de leur niveau d’avancement. Pour chaque tâche, le responsable est clairement mentionné de même que les délais de réalisation. En cas de retard ou de problèmes, les responsabilités sont plus facilement situées. Il apparaît plus aisé de trouver les solutions et d’avancer sans avoir à attendre l’approbation d’un collègue ou d’un supérieur.

En procédant de cette manière, chaque personne se sent responsabilisée dans l’entreprise. Les outils collaboratifs réunissent les collaborateurs au sein d’un creuset commun, peu importe leur situation géographique. Ils sont plus solidaires et les projets sont réalisés dans des délais plus courts.

Partager plus aisément les informations

Elle est révolue l’époque où il faut envoyer plusieurs dizaines de mails par jour pour notifier les modifications apportées à un document. Le traitement de mails réduit le temps de travail et la multiplicité des fichiers crée des confusions qui ralentissent la productivité.

À ce niveau, l’utilisation d’un outil collaboratif évite d’avoir plusieurs versions d’un même fichier. Pour chaque projet, un document unique est créé. Chaque collaborateur y apporte au fur et à mesure des corrections et ajustements selon ses compétences.

Les autres membres de l’équipe sont informés en temps et en heure de chaque intervention sur le document. C’est en conséquence un bon moyen pour progresser plus vite sur les tâches. Les outils collaboratifs permettent aussi d’occulter les protocoles de politesses parfois complexes qui doivent accompagner les mails. L’information se diffuse plus rapidement et de surcroît, automatiquement.

Promouvoir la créativité

Dans la plupart des outils collaboratifs, un espace est souvent réservé pour permettre aux salariés de partager leurs idées sur un projet ou une activité. Ces espaces sont des foyers de réflexion d’équipe qui motivent chaque collaborateur à proposer des solutions novatrices. De plus, le fait de concentrer toutes les idées en un même lieu nourrit la réflexion de manière permanente. Les propositions des uns inspirent les autres, pour au final obtenir les meilleures propositions adaptées à chaque cas de figure.