Lors de la création d’une entreprise, la déclaration du siège social est l’une des formalités à remplir. Ce siège est l’adresse juridique de la structure. Quelle que soit la taille de votre future entreprise, vous devez domicilier son siège social pour la faire exister. Pour des raisons de repositionnement sur votre segment de marché, d’agrandissement de votre activité ou de finances, votre entreprise peut aussi changer d’adresse. Dans ce cas, il sera nécessaire de réaliser le transfert de siège social pour rendre officielle la délocalisation. Le choix de l’adresse juridique de votre entreprise est un point auquel tout néo-entrepreneur doit faire attention.
L’importance du siège social pour une entreprise
Le siège social indique la nationalité d’une entreprise. Cela permet de déterminer le tribunal dont relève l’entité et vers lequel elle devra se tourner au besoin. Cette adresse a une grande importante sur les plans juridique et administratif. C’est à ce lieu que l’administration fiscale et d’autres organismes étatiques ou privés enverront leurs correspondances pour l’entreprise. C’est aussi là que doivent se tenir les Assemblées Générales de l’entreprise si nécessaire. Le siège social est l’une des mentions obligatoires à faire figurer sur les documents importants qu’une entreprise produit (devis, facture, fiche de paie, etc.).
Rappelons que ce lieu n’est pas systématiquement l’adresse des locaux où s’exerce l’activité de la structure (lieu d’exploitation). Le siège social d’une entreprise peut se situer sur le lieu d’exploitation ou ailleurs (l’adresse personnelle du Gérant ou Dirigeant par exemple). Votre activité peut se dérouler à différents endroits, mais l’entreprise ne peut avoir qu’un seul siège social. L’importance de cette adresse juridique et administrative se remarque également lors de la délocalisation de l’entreprise.
Transfert d’un siège social : les démarches à effectuer
En tant qu’entrepreneur, vous avez la possibilité d’avoir le siège social de votre entreprise dans une ville et exercer votre activité dans une autre. Dans certaines situations, l’idéal est de procéder au choix d’un nouveau siège social. Dans ce cas, des démarches spécifiques sont à effectuer.
Le respect de la procédure de décision du transfert de siège social
Le siège social faisant partie des mentions fondamentales d’une entreprise, sa délocalisation ne peut se faire de but en blanc, sauf si vous êtes le seul associé. S’il s’agit d’une société, il est indispensable de recourir à l’organe ou à la personne physique à qui la loi ou les statuts confèrent le pouvoir de décider d’un transfert de siège social.
Dans une SA (Société Anonyme) par exemple, le conseil d’administration ou de surveillance peut prendre la décision de changer l’adresse juridique. Dans une SAS (Société par Actions Simplifiées), l’organe qui doit prendre cette décision est identifié dans les statuts. Lorsque le transfert de siège social doit se faire en même tant que la modification du statut juridique d’une SAS, tous les associés doivent donner leur accord.
Si vous êtes en revanche le Gérant d’une SARL (Société À Responsabilité Limitée), vous pouvez décider tout seul du changement de siège social. Votre décision devra néanmoins être ratifiée par les associés ayant plus de la moitié des parts sociales. Le transfert du siège social implique la modification des statuts, indépendamment du régime juridique.
L’annonce d’un avis de transfert de siège social
Lorsque la décision du transfert de siège social est actée, vous devez publier un avis dans un JAL (Journal d’Annonces Légales). Dans la publication, l’ancienne adresse et la nouvelle adresse doivent être indiquées. Lorsque vous changez de siège social pour votre entreprise, la nouvelle adresse peut relever du même tribunal de commerce que l’ancienne ou non.
Dans le premier cas, l’avis doit se publier dans un JAL couvrant la région du nouveau siège social. Dans le second, une annonce doit se faire dans un journal du nouveau et de l’ancien siège social. Si votre entreprise dispose d’un agrément octroyé par une autorité de contrôle locale, il vous faudra joindre l’agrément au dossier de publication. Lorsque l’annonce paraît au JAL, il vous sera remis une attestation de parution.
Le dépôt du dossier de changement de siège social
Lorsque vous choisissez un nouveau siège social pour votre entreprise, le changement devra être notifié sur votre extrait Kbis. Cet extrait correspond à la pièce d’identité des entreprises. Adressez-vous à un CFE (Centre de Formalités des Entreprises), afin de déclarer la modification des statuts de votre structure. Si vous exercez une activité commerciale, rendez-vous au greffe du Tribunal de commerce dans le ressort territorial duquel se trouve le nouveau siège social. Vous devez y déposer un dossier comportant :
- une copie de l’acte de modification des statuts,
- une copie des statuts actualisés,
- un document justificatif du nouveau siège social,
- l’attestation de parution de l’avis de transfert de siège social,
- le formulaire M2 complété.
Cette procédure concerne les entreprises qui effectuent un transfert de siège social sur le territoire français. Si le transfert s’effectue vers l’étranger, cela implique le changement de nationalité de l’entreprise et d’autres démarches.
L’influence de la situation géographique du siège social sur l’entreprise
La zone dans laquelle se situe le siège social impacte l’entreprise sur différents plans. L’implication juridique d’une adresse sociale est la plus palpable. Le tribunal de commerce auquel vous devez vous rendre pour les différentes formalités relatives à votre entreprise dépend de votre siège social. Signalons que les démarches à effectuer dans diverses situations peuvent varier d’un tribunal à un autre. En raison de l’affluence, certains tribunaux traitent moins rapidement les dossiers que d’autres. Vous pouvez tenir compte de ces aspects pour choisir votre siège social, afin de bénéficier de procédures juridiques et administratives simples.
La situation géographique de l’adresse officielle de votre entreprise influe également sur sa situation fiscale. En fait, la CFE (Cotisation Foncière des Entreprises) n’a pas la même valeur dans toutes les zones. Selon la région, vous pouvez profiter de divers avantages. Si vous installez le siège social dans une ZFU (Zone Franche Urbaine), vous avez droit à des exonérations. Il y a, entre autres :
- l’exonération d’impôts locaux,
- l’exonération d’impôts sur les bénéfices,
- l’exonération des cotisations patronales.
Si votre entreprise a son siège social dans une ZAFR (Zone d’Aide à Finalité Régionale), vous pouvez être éligible, entre autres, à l’exonération d’impôts sur les bénéfices. Les avantages auxquels peuvent prétendre les entrepreneurs ne sont pas les mêmes dans toutes les ZFAR et varient parfois selon le secteur d’activité. Avant de choisir votre siège social, renseignez-vous sur les opportunités que vous offrent les villes que vous ciblez.
Siège social : les possibilités de domiciliation
En plus de la ville, vous devez bien choisir le cadre dans lequel le siège social de votre entreprise sera établi. La solution la plus facile et la moins coûteuse est la domiciliation à votre domicile. Vous pouvez faire de votre résidence principale le siège social, mais l’activité ne peut pas s’effectuer à ce lieu. Si vous êtes locataire, assurez-vous que le contrat de bail ne vous interdit pas cette action. Si vous désirez implanter le siège social de l’entreprise dans le HLM dans laquelle vous vivez, vous devez avoir l’assentiment du bailleur social ainsi que l’accord de la commune.
La domiciliation du siège dans un local commercial est une autre possibilité qui s’offre à vous. Cette option vous donne l’occasion d’utiliser un cadre dédié aux professionnels comme lieu d’exploitation. Vous avez le loisir d’acheter ou de louer un local commercial vous-même. Vous pouvez également passer par l’intermédiaire d’une société pour louer des murs commerciaux.
La troisième possibilité d’installation de votre siège social est le recours à une société de domiciliation. Elle est surtout favorable aux entrepreneurs qui ne sont pas en mesure de louer un local commercial. Elle propose des services supplémentaires tels que la gestion des courriers ou l’assistance pour le remplissage de formalités.
La quatrième possibilité que nous vous proposons pour implanter le siège social de votre structure est la sollicitation d’une pépinière d’entreprises. Promouvant l’entrepreneuriat, ce type de structure accompagne les jeunes entreprises pour leur croissance. Aussi appelée incubateur d’entreprises, une pépinière d’entreprises se localise globalement dans un centre d’affaires. Cela peut s’avérer être un atout de marketing pour votre activité.